در نظام مالیاتی و حسابداری ایران، نگهداری دفاتر قانونی یکی از الزامات مهم برای اشخاص حقوقی و حقیقی مشمول قانون مالیات‌های مستقیم به شمار می‌رود. با گسترش بسترهای الکترونیکی، سازمان امور مالیاتی کشور گام‌هایی برای هوشمندسازی فرایند نگهداری و ارسال اطلاعات مالی برداشته است. یکی از این گام‌ها، ایجاد امکان ثبت و ارسال دفاتر قانونی به صورت الکترونیکی است. در این مقاله، به ضرورت، مزایا، چالش‌ها و الزامات قانونی دفاتر الکترونیکی پرداخته و در پایان، خدمات تخصصی شرکت سپیدان حساب ممتاز در این زمینه معرفی خواهد شد.
۱. دفاتر قانونی چیست و چرا اهمیت دارند؟
دفاتر قانونی، شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفاتر معین است که اشخاص حقوقی ملزم به ثبت فعالیت‌های مالی روزانه خود در آن‌ها هستند. این دفاتر طبق ماده ۹۵ و ۹۶ قانون مالیات‌های مستقیم، برای محاسبه صحیح مالیات و بررسی صحت عملکرد مالی توسط سازمان امور مالیاتی بررسی می‌شوند. عدم نگهداری صحیح این دفاتر، می‌تواند منجر به مردودی دفاتر و جریمه‌های سنگین مالیاتی گردد.
۲. تحول دیجیتال در نگهداری دفاتر قانونی
تا پیش از سال‌های اخیر، فرآیند ثبت دفاتر فقط به‌صورت فیزیکی (دفاتر پلمب شده) انجام می‌گرفت. اما با راه‌اندازی سامانه اظهارنامه مالیاتی و سامانه ارسال دفاتر الکترونیکی، سازمان امور مالیاتی به سمت حذف تدریجی کاغذ حرکت کرده و دفاتر به صورت فایل‌های دیجیتال نیز مورد پذیرش قرار می‌گیرند.
📌 آشنایی با سامانه‌های جدید مالیاتی:
الف) سامانه اظهارنامه مالیاتی (tax.gov.ir):
این سامانه بستر رسمی سازمان امور مالیاتی برای ثبت، ارسال و پیگیری اظهارنامه‌های مالیاتی اشخاص حقیقی و حقوقی است. در این سامانه مؤدیان می‌توانند:
- اظهارنامه‌های عملکرد سالانه خود را ثبت و ارسال کنند.
- مالیات بر درآمد را محاسبه و پرداخت کنند.
- اطلاعات درآمدی، هزینه‌ها، دارایی‌ها و دفاتر خود را ثبت نمایند.
اهمیت این سامانه: اطلاعات دفاتر قانونی، خرید و فروش، حقوق و دستمزد و ترازنامه باید با اظهارنامه ارسالی مطابقت کامل داشته باشد. هر گونه مغایرت، می‌تواند منجر به مردودی دفاتر یا مطالبه مالیات بیشتر شود.
ب) سامانه ارسال دفاتر الکترونیکی (دفاتر مالی):
در این سامانه، مؤدیان موظفند نسخه الکترونیکی دفاتر روزنامه و کل را در قالب فایل استاندارد (معمولاً Excel یا XML) آماده و در بازه زمانی تعیین‌شده برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنند. این سامانه در برگیرنده قابلیت‌های زیر می‌باشد:
- بارگذاری فایل دفاتر الکترونیکی
- دریافت رسید رسمی ارسال
- مشاهده وضعیت پذیرش یا مردودی دفاتر
- مشاهده خطاها و اشکالات ساختاری یا محتوایی فایل‌ها
📍 نکته مهم: تنها فایل‌هایی که از نرم‌افزارهای حسابداری مورد تأیید سازمان مالیاتی استخراج شده باشند، در این سامانه پذیرفته می‌شوند.
۳. الزام قانونی نگهداری دفاتر الکترونیکی
مطابق بخشنامه‌های سازمان امور مالیاتی و استناد به ماده ۲ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، از سال‌های اخیر، ارسال دفاتر به‌صورت الکترونیکی برای بسیاری از مشمولین الزامی شده است. به ویژه برای شرکت‌هایی که از نرم‌افزارهای حسابداری رسمی استفاده می‌کنند و در سامانه مؤدیان عضو هستند، تهیه و ارسال دفاتر به‌صورت فایل‌های استاندارد اکسل یا XML ضروری است.
📌 آشنایی با ماده ۲ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان:
در ماده ۲ این قانون که در سال ۱۳۹۸ به تصویب مجلس شورای اسلامی رسید، آمده است:
«تمامی اشخاص مشمول این قانون موظفند کلیه معاملات خود را از طریق سامانه مؤدیان ثبت و اطلاعات مربوط را به‌صورت برخط به سازمان امور مالیاتی کشور ارسال نمایند.»
⬅️ تفسیر ماده ۲:
این ماده در حقیقت زیرساختی برای تبادل آنلاین اطلاعات مالی، درآمدی و معاملاتی بین مؤدیان مالیاتی و سازمان امور مالیاتی فراهم می‌کند. به بیان ساده، از زمان اجرای کامل این ماده:
- دیگر ثبت سنتی اطلاعات در دفاتر فیزیکی به‌تنهایی کافی نیست.
- مؤدیان باید معاملات خود را از طریق پایانه‌های فروشگاهی (POS)، نرم‌افزارهای حسابداری متصل به سامانه مؤدیان یا سامانه‌های صدور صورتحساب الکترونیکی ثبت و گزارش کنند.
- دفاتر قانونی الکترونیکی باید هماهنگ با اطلاعات ارسال‌شده در سامانه مؤدیان تهیه شوند؛ در غیر این صورت مشمول مغایرت و مردودی خواهند شد.
⬅️ چه کسانی مشمول هستند؟
بر اساس دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی اشخاص زیر، مشمول استفاده از این سامانه و در نتیجه، الزام به ارسال دفاتر الکترونیکی مطابق ماده ۲ هستند.
- تمامی اشخاص حقوقی (شرکت‌ها)
- صاحبان مشاغل گروه اول و دوم
- فعالان حوزه‌های تولید، خدمات، بازرگانی و فروشگاه‌های بزرگ
⬅️ پیامد عدم رعایت ماده ۲:
- مردودی دفاتر قانونی
- تعلق جرایم مالیاتی
- محرومیت از معافیت‌ها و مشوق‌های مالیاتی
- قرار گرفتن در لیست مؤدیان پرریسک
۴. تفاوت دفاتر فیزیکی و الکترونیکی
| ویژگی‌ها | دفاتر فیزیکی | دفاتر الکترونیکی |
|---|---|---|
| روش تهیه | خرید و پلمب از اداره ثبت شرکت | استخراج از نرم‌افزار مالی و ارسال |
| ریسک خطا یا قلم‌خوردگی | بالا | پایین (در صورت استفاده از نرم‌افزار معتبر) |
| سهولت بررسی | نیاز به بررسی فیزیکی توسط ممیز | بررسی سیستمی و دقیق‌تر |
| مهلت ارسال | پایان سال مالی یا ابتدای سال بعد | مطابق اعلام سازمان (عموماً اردیبهشت تا خرداد) |
۵. مشکلات متداول در دفاتر قانونی
برخی از دلایلی که ممکن است باعث مردودی دفاتر قانونی شود عبارتند از:
۱. عدم رعایت اصول ثبت (مثلاً ثبت با تأخیر)
دفاتر قانونی باید به صورت روزانه و پیوسته ثبت شوند. اگر عملیات مالی با تأخیر زیاد در دفاتر درج شود (مثلاً چند ماه بعد)، سازمان امور مالیاتی آن را فاقد اعتبار ثبت واقعی می‌داند. این موضوع نشان‌دهنده‌ی عدم استناد دقیق دفاتر به وقایع مالی است.
۲. خط‌خوردگی یا جای خالی در دفاتر فیزیکی
در دفاتر پلمب‌شده دستی، وجود خط‌خوردگی، جای خالی، تراشیدگی، نوشتن بین سطور یا پاک‌کردن مطالب ممنوع است. این موارد نشان‌دهنده‌ی دست‌کاری و تغییر اطلاعات محسوب می‌شود و احتمال رد دفاتر و تعلق جرایم مالیاتی را بالا می‌برد.
۳. ارسال ناقص یا اشتباه دفاتر الکترونیکی
در دفاتر الکترونیکی، فایل‌ها باید طبق فرمت استاندارد (Excel یا XML) و بدون خطای ساختاری یا محتوایی تهیه و ارسال شوند. دفتر توسط سامانه پذیرش نمی‌شود و وضعیت آن به حالت مردود یا نیاز به اصلاح درمی‌آید، اگر:
- ستون‌ها ناقص باشد.
- اطلاعات تکراری یا بی‌ربط ثبت شده باشد.
- یا فایل هنگام بارگذاری دچار خطا شود.
۴. عدم انطباق اطلاعات دفاتر با اظهارنامه مالیاتی یا گزارشات خرید و فروش فصلی
تمام اطلاعات مندرج در دفاتر باید با مواردی زیر هماهنگ باشد:
- اظهارنامه مالیاتی سالانه
- گزارشات فصلی خرید و فروش (ماده ۱۶۹)
- گزارش معاملات فصلی ماده ۱۰۴ (حق‌الزحمه)
هرگونه مغایرت بین این گزارش‌ها و دفاتر می‌تواند از نگاه ممیزان، نشانه پنهان‌کاری یا عدم صداقت مالیاتی تلقی شده و موجب مردودی کامل دفاتر گردد.
۶. راهکار پیشنهادی برای مؤدیان
برای جلوگیری از بروز مشکلات یادشده، توصیه می‌شود:
- از نرم‌افزارهای معتبر حسابداری که خروجی دفاتر استاندارد ارائه می‌دهند استفاده شود.
- امور مربوط به ثبت و ارسال دفاتر به افراد متخصص سپرده شود.
- از خدمات مشاوره مالیاتی و بررسی پیش از ارسال بهره‌مند گردید.
نتیجه‌گیری
در دنیای امروز، پایبندی به مقررات مالیاتی نه تنها یک الزام قانونی، بلکه یک نیاز اساسی برای پایداری کسب‌وکارها محسوب می‌شود. با توسعه بسترهای دیجیتال، دفاتر قانونی نیز از شکل سنتی خود فاصله گرفته و به‌سمت ثبت و ارسال الکترونیکی حرکت کرده‌اند. آگاهی از الزامات قانونی، استفاده از ابزار مناسب و دریافت خدمات تخصصی، می‌تواند ریسک مردودی دفاتر را به صفر برساند.
خدمات تخصصی سپیدان حساب ممتاز
شرکت سپیدان حساب ممتاز با تیمی متخصص، کلیه خدمات مرتبط با دفاتر قانونی را به صورت فیزیکی و الکترونیکی انجام می‌دهد. از ثبت‌نام در سامانه ثبت شرکت‌ها و دریافت دفاتر پلمب‌شده گرفته تا تهیه و ارسال فایل دفاتر الکترونیکی مطابق آخرین استانداردها، همه در یک مجموعه قابل ارائه است.
0