آیا تا به حال پیش آمده که کالایی را به صورت کارتنی (عمده) خریداری کنید اما بخواهید آن را به صورت دانهای (تکی) بفروشید و همین موضوع حساب و کتاب انبارتان را بهم بریزد؟ یکی از چالشهای اصلی فروشگاههای خردهفروشی و عمدهفروشی، مدیریت دقیق موجودی کالاهایی است که واحد خرید و فروش متفاوتی دارند.
نرمافزار حسابداری دشت با قابلیت کاربردی تعریف واحد اصلی و فرعی، این مشکل را به طور کامل حل کرده است. در این مقاله، تفاوت دقیق این دو واحد، نحوه پیادهسازی آنها در نرمافزار دشت و مزایای استفاده از این سیستم را با مثالهای کاربردی بررسی میکنیم.
آنچه در این مطلب میخوانید
چرا تفکیک واحد اصلی و فرعی در دشت اهمیت دارد؟
فرض کنید شما صاحب یک سوپرمارکت هستید. شما بطریهای آب معدنی را هم به صورت عمده (باکس/شل) و هم به صورت خرده (عدد) میفروشید. اگر این تفکیک در سیستم حسابداری انجام نشود، موجودی انبار شما دچار مغایرت خواهد شد.
مخصوص سوپرمارکتها: مدیریت هزاران قلم کالا با واحدهای متنوع (باکس، عدد، کیلو) در سوپرمارکتها پیچیده است. نسخه تخصصی نرمافزار حسابداری سوپرمارکت دشت تمام این تنظیمات را به صورت پیشفرض و بهینه شده برای صنف شما دارد.
با تفکیک فروشهای خرده و عمده در نرمافزار دشت، میتوانید هنگام خرید مشتری، فرآیند فروش را به صورت منظم ثبت کنید تا موجودی انبار بهصورت خودکار کسر شود.
برای دستیابی به این نظم، نیاز است در مرحله اول و هنگام تعریف کالا، واحدهای سنجش آنها را (اعم از اصلی و فرعی) به درستی وارد کنید. در ادامه، آموزش گامبهگام و تصویری این فرآیند را مرور میکنیم.
آموزش تعریف واحد اصلی و فرعی در نرمافزار دشت
برای وارد کردن واحدهای سنجش و مدیریت کالاها، مراحل زیر را دنبال کنید:
مرحله اول – ورود به بخش تعریف کالا
ابتدا وارد محیط کاربری نرمافزار دشت شوید. سپس از منوی بالای صفحه بر روی گزینه اطلاعات پایه کلیک کنید. در منوی باز شده، بر روی + کالا و خدمات کلیک نمایید تا فرم تعریف کالا باز شود.
مرحله دوم – وارد کردن اطلاعات اولیه کالا
در این قسمت، ابتدا باید نوع داده ورودی را مشخص کنید (کالا یا خدمات). سپس در فیلد مربوطه، عنوان/نام کالا را وارد نمایید (برای مثال: آب معدنی).
پس از نامگذاری، وارد مرحله اصلی تنظیمات واحدها میشویم.
نکته: فیلد «کد کالا» را میتوانید خالی بگذارید تا نرمافزار پس از ذخیره نهایی، به صورت خودکار یک کد اختصاصی برای آن صادر کند.
مرحله سوم – تعیین واحد سنجش اصلی
در قسمت واحد سنجش، واحد مورد نظر را که کوچکترین واحد شمارش کالا است (جهت فروش به صورت تکی) وارد کنید.
مثال: برای آب معدنی، واحد اصلی “عدد” یا “بطری” است.
مرحله چهارم – ایجاد و تعیین واحد فرعی
این مرحله دارای اهمیت بسیار بالایی است. باید برای کالا، ساختاری استاندارد (جهت خرید یا فروش به صورت عمده) ایجاد کنید. برای انجام این کار بر روی گزینه واحدهای سنجش فرعی کلیک کرده و واحد مد نظر خود را ایجاد نمایید (مانند باکس، کارتن، شل و …).
مرحله پنجم – مشخص کردن نسبت واحدها
مسئله کلیدی در تعریف واحدها، مشخص کردن «نسبت» بین واحد اصلی و فرعی است. به زبان ساده، شما باید به نرمافزار بفهمانید که داخل هر واحد بزرگ (مثل کارتن)، چند عدد از واحد کوچک (مثل بطری) وجود دارد.
این کار باعث میشود وقتی شما ۱ کارتن کالا میخرید، نرمافزار به صورت خودکار موجودی انبار را به تعداد دانهای افزایش دهد.
مثال: در تصویر بالا مشاهده میکنید که هر ۶ بطری آب معدنی معادل یک باکس است:
- واحد اصلی: عدد
- واحد فرعی: باکس
- نسبت: ۶
پس از اتمام این مراحل و ذخیره اطلاعات، ثبت کالا و تفکیک واحدهای سنجش با موفقیت انجام میشود. اکنون میتوانید با خیال راحت فروش تکی و عمده را همزمان مدیریت کنید و در فعالیتهایی نظیر انبارگردانی و گزارشگیری، همه چیز را به نرمافزار بسپارید.
چرا باید از سیستم دو واحدی در دشت استفاده کنیم؟
استفاده از واحد اصلی و فرعی، نظم فوقالعادهای به فروشگاه شما میدهد:
۱. ورود سریع و آسان کالا
هنگام تخلیه بار، نیازی نیست انباردار کارتنها را باز کند و دانهدانه بشمارد. کافیست در سیستم وارد کند “۱۰ کارتن”؛ نرمافزار خودش محاسبه میکند که این یعنی ۶۰ عدد بطری به موجودی اضافه شده است.
۲. قیمتگذاری هوشمند:
شما میتوانید برای واحد فرعی (مثلاً باکس) قیمتی کمتر از مجموع دانهای تعیین کنید. این کار مشتری را تشویق میکند تا به جای خرید ۳ عدد، یک باکس کامل بخرد و سود شما افزایش یابد.
۳. گزارش سود دقیق:
مدیر فروشگاه میتواند دقیقاً ببیند که چقدر از سودش مربوط به “خردهفروشی” بوده و چقدر مربوط به “عمدهفروشی”. این اطلاعات برای تصمیمگیریهای آینده طلایی است.
چالشها و نکاتی که باید مراقب باشید (معایب)
البته این سیستم مثل هر ابزار دیگری، نیاز به دقت دارد:
۱. خطر انتخاب اشتباه در فاکتور:
بزرگترین چالش، خطای انسانی صندوقدار است. اگر صندوقدار حواسش نباشد و به جای ۱ عدد پفک، ۱ کارتن پفک را در فاکتور ثبت کند، هم قیمت نجومی میشود و هم موجودی انبار به هم میریزد.
نکته فنی: مدیریت پیشرفته بارکدها (مثل چاپ بارکد وزنی یا اختصاصی برای واحد فرعی) در تمام نسخهها فعال نیست. برای بررسی امکانات نسخه خود، مقاله فرق نسخه استاندارد نرمافزار دشت و نسخه پیشرفته این نرمافزار چیست؟ را ببینید.
۲. تداخل بارکدها:
گاهی بارکد روی بسته مادر با بارکد روی محصول تکی یکسان است یا نزدیک به هم چاپ شده. اگر بارکدها دقیق در نرمافزار تفکیک نشوند، اسکن کردن کالا ممکن است منجر به ثبت واحد اشتباه شود.
۳. خطای گرد کردن (در کالاهای وزنی):
در کالاهایی که واحد آنها وزنی است (مثل کیلو و گرم)، گاهی به دلیل مسائل ریاضی در تقسیم اعشاری، ممکن است در درازمدت اختلافهای جزئی چند گرمی در انبارگردانی ایجاد شود.
۴. نیاز به آموزش پرسنل:
استفاده از سیستم دو واحدی، نیازمند این است که انباردار و صندوقدار کاملاً توجیه باشند که چه زمانی از کدام واحد استفاده کنند؛ در غیر این صورت نظم انبار به سرعت از بین میرود.
سخن پایانی؛ خداحافظی با مغایرتهای انبار
تعریف «واحد اصلی و فرعی» در نرمافزار دشت، شاید در نگاه اول یک تنظیم ساده به نظر برسد، اما در واقع مرز بین یک انبار شلخته و یک سیستم حسابداری دقیق است. با پیادهسازی این ساختار، دیگر نگران این نیستید که چرا ۱۰ باکس آب معدنی خریدهاید اما سیستم فقط ۱۰ عدد موجودی نشان میدهد!
کنترل نهایی: پس از تنظیم واحدها، برای اطمینان از صحت موجودی فعلی فروشگاه، پیشنهاد میکنیم یکبار انبارگردانی انجام دهید. آموزش کامل این کار را در مقاله راهنمای گامبهگام انبارگردانی در نرمافزار دشت مطالعه کنید.
البته فراموش نکنید که آموزش پرسنل (بهویژه صندوقدار) مکمل این سیستم است. اگر بهترین تنظیمات را هم انجام دهید اما کاربر شما تفاوت فروش دانهای و کارتنی را نداند، باز هم به مشکل میخورید. پس حتماً زمانی را برای توجیه کارکنان اختصاص دهید.
سوال یا مشکلی در تنظیمات دارید؟
اگر در محاسبه نسبت واحدها شک دارید یا با خطای موجودی روبرو شدهاید:
- سوالتان را در بخش نظرات پایین همین صفحه بپرسید.
- برای راهنمایی فنی و تنظیم دقیق نرمافزار، با تیم پشتیبانی سپیدان حساب ممتاز تماس بگیرید و یا از طریق فرم درخواست مشاوره اقدام کنید.
0