آیا تا به حال شده فکر کنید ۱۰ قوطی “رب گوجهفرنگی” در قفسه دارید، اما وقتی مشتری پای صندوق میآید، میبینید فقط ۲ تا باقی مانده است؟ اینجاست که اهمیت انبارگردانی مشخص میشود.
انبارگردانی امر مهمی برای هر فروشگاهی میباشد و اگر از نرمافزار حسابداری دشت استفاده میکنید، خوششانس هستید! چون این نرمافزار یکی از راحتترین و دقیقترین سیستمها را برای مدیریت موجودی دارد. در این مقاله، میخواهیم قدمبهقدم و با زبانی ساده، نحوه انبارگردانی در نرمافزار دشت را یاد بگیریم تا دیگر هیچوقت موجودی کالاها با سیستمتان دارای مغایرت نباشند!
آنچه در این مطلب میخوانید
مراحل گامبهگام انبارگردانی در دشت
برای اینکه گیج نشوید، کل پروسه را به چند مرحله ساده تقسیم کردهایم. بیایید فرض کنیم ما صاحب یک “سوپرمارکت” هستیم و امروز میخواهیم موجودی “چیپسها” و “نوشابهها” را چک کنیم.
مخصوص سوپرمارکتها: اگر صاحب سوپرمارکت هستید، انبارگردانی هزاران قلم کالا ریز و تاریخدار چالشبرانگیز است. نسخه تخصصی نرمافزار حسابداری سوپرمارکت دشت امکاناتی مثل مدیریت تاریخ انقضا و بارکدهای وزنی را برای تسریع این فرآیند در اختیار شما میگذارد.
قدم صفر – آمادگی و پشتیبانگیری (اول ایمنی، بعد کار!)
قبل از اینکه دست به هر کاری بزنید، حتماً باید از اطلاعات فعلی نرمافزار بکآپ بگیرید.
چرا؟ چون عملیات انبارگردانی مستقیماً موجودی کالاهای شما را کم و زیاد میکند. اگر اشتباهی در وارد کردن اعداد رخ دهد و بکآپ نداشته باشید، برگشتن به عقب بسیار سخت خواهد بود.
نکته طلایی: بهتر است در ساعتی که فروشگاه تعطیل است یا مشتری کمتری دارید این کار را انجام دهید تا جنسی در حین شمارش فروخته نشود و موجودی تغییر نکند.
قدم اول – شروع عملیات در نرمافزار
پس از گرفتن بکآپ، نوبت به اجرای عملیات میرسد. مراحل زیر را دنبال کنید:
- وارد نرمافزار دشت شوید.
- از منوی بالای صفحه، وارد تب “خرید و فروش” شوید.
- بر روی آیکون ( + انبارگردانی ) کلیک کنید.
قدم دوم – تعریف انبارگردانی
حالا پنجره جدیدی باز میشود که باید در آن مشخصات کلی شمارش امروز را تعیین کنید.
نکته مهم: شماره سند در قسمت “تعریف انبارگردانی” پس از ثبت نهایی اطلاعات در سیستم، بهصورت خودکار توسط نرمافزار ثبت خواهد شد و نیازی نیست شما عددی وارد کنید.
۱. انتخاب انبار
در این بخش باید مشخص کنید کدام انبار را میخواهید بشمارید. (مثلاً انبار اصلی، انبارک یا انبار داخل مغازه.)
قدم سوم – افزودن توضیحات (اختیاری)
در قسمت “شرح”میتوانید جزئیات بیشتری بنویسید. مثلاً نام شخصی که شمارش را انجام داده یا علت انبارگردانی (مثلاً “شمارش پایان سال” یا “بررسی کسری چیپسها”). این کار باعث میشود در آینده وقتی گزارش میگیرید، دقیقا بدانید این سند مربوط به چه کاری بوده است.
قدم چهارم – انتخاب دامنه کالاها (فیلتر کردن)
برای اینکار از بین ۳ گزینه پایین صفحه بر روی “افزودن قلم انبارگردانی” کلیک کنید و اینجا همان جایی است که کار شما راحت میشود. میتوانید مشخص کنید که میخواهید همه کالاها را بشمارید یا فقط یک “گروه خاص” (مثلاً فقط لبنیات یا تنقلات).
مدیریت کالاهای متنوع: اگر کالاهای شما دارای ویژگیهای متغیر (مثل رنگ، سایز، طعم و…) هستند، انبارگردانی آنها دقت بالایی میطلبد. برای اینکه این کالاها را منظمتر در سیستم تعریف و مدیریت کنید، پیشنهاد میکنیم آموزش تعریف سریع کالاها در چند دقیقه با جدول ماتریس کالا نرمافزار دشت را ببینید.
مثال: به طور شما به کارمندتان میگویید: “امروز فقط قفسه چیپسها را چک کن، با بستنیها کاری نداشته باش.” این ویژگی به شما کمک میکند انبارگردانی را خرد خرد و بدون تعطیلی کامل فروشگاه انجام دهید.
قدم پنجم – شمارش موجودی ها و تطابق آنها با موجودی کالا
هنگامی که کالا یا کالاها را انتخاب کردید در قسمت “موجودی” تعداد گزارش شده کالا یا کالاها درهنگام تعریف آن به نمایش گذاشته می شود.
سپس در قسمت “موجودی شمارش شده” تعداد کالا یا کالاها را که در هنگام انبارگردانی شمارش گردیده را وارد می نمایید.
قدم ششم – تایید اطلاعات
پس از چک کردن تمامی اطلاعاتی که وارد کردهاید، بر روی گزینه “ذخیره” و سپس “تایید” کلیک کنید؛ تا عملیات انبارگردانی شما به سادگی تمام انجام شود.
نکته مهم: توجه داشته باشید در صورتی که پس از تایید، نیاز به تغییر اطلاعات وارد شده داشتید از بالای صفحه گزینه “برگشت از تایید” را انتخاب نمایید و در صورتی که نیاز داشتید انبارگردانی را به طور کامل حذف کنید حتما بر روی گزینه “ابطال” کلیک کنید.
ویژگیهای کلیدی انبارگردانی در نرم افزار دشت
- قابلیت استفاده همزمان از بارکدخوان و کیبورد.
- امکان انبارگردانی در چند مرحله (شمارش اول، شمارش دوم).
- قابلیت فیلتر کردن کالاها بر اساس گروهبندی (فقط مواد غذایی، فقط بهداشتی و…).
- امکان صفر کردن موجودی کالاهای شمارش نشده (مناسب برای انبارهای تکانی اساسی).
نکته مهم: برخی از قابلیتهای پیشرفته انبارگردانی (مثل انبارگردانی با بارکدخوان یا بصورت چند مرحلهای) ممکن است در نسخه پایه وجود نداشته باشد. برای بررسی دقیق امکانات نسخه خود، مقاله فرق نسخه استاندارد نرمافزار دشت و نسخه پیشرفته این نرمافزار چیست؟ را مطالعه کنید.
نقات قوت انبارگردانی دشت چیست؟
- نیازی به دانش حسابداری پیچیده ندارد و فرایند آسانی دارد.
- فرد با اتصال به بارکدخوانهای تفنگی، می تواند سرعت کار خود را چند برابر کند.
- اصلاح خودکار موجودی کالا (رفع مغایرت): پس از شمارش کالاها و وارد کردن اعداد در نرمافزار، دشت به صورت خودکار موجودی سیستم را با موجودی واقعی (شمارش شده) مقایسه میکند. اگر اختلافی وجود داشته باشد، نرمافزار آن را به عنوان کسریی یا اضافی (فزونی) انبار شناسایی کرده و موجودی سیستم را اصلاح میکند تا با واقعیت یکی شود.
- صدور خودکار اسناد حسابداری و انبار: در نرمافزار دشت پس از تایید نهایی انبارگردانی برای کالاهای دارای کسری، حواله خروج (یا سند ضایعات/کسری) و برای کالاهای دارای اضافی، رسید انبار (یا سند فزونی) صادر میشود. این ویژگی باعث میشود حسابرسی شما بصورت خودکار و دقیق انجام شود.
- سرعت بالا با استفاده از بارکدخوان: نرمافزار دشت سازگاری کاملی با انواع بارکدخوانها دارد. در هنگام انبارگردانی، به جای جستجوی نام کالا، کافیست بارکد کالاها را پشت سر هم اسکن کنید تا شمارش انجام شود. این ویژگی سرعت انبارگردانی را چندین برابر میکند و خطای انسانی در انتخاب کالا را به صفر میرساند.
- محاسبه دقیق سود و زیان: سود فروشگاه بر اساس موجودی اول دوره، خرید و موجودی پایان دوره محاسبه میشود. اگر موجودی سیستم شما غلط باشد (مثلاً کالایی در سیستم باشد اما در قفسه نباشد)، سود شما غیرواقعی نشان داده میشود. انبارگردانی در دشت باعث میشود ارزش ریالی انبار شما دقیق شود و در نتیجه گزارش سود و زیان شما کاملاً واقعی باشد.
- امکان انبارگردانی مرحلهای (بدون تعطیلی کامل): شما در دشت میتوانید انبارگردانی را محدود به یک گروه کالایی خاص (مثلاً فقط لبنیات یا فقط شلوارها) کنید. این یعنی لازم نیست کل فروشگاه را تعطیل کنید تا همه چیز را بشمارید. میتوانید به صورت دورهای و بخش به بخش انبارگردانی کنید.
- شناسایی کالاهای راکد و مفقود: با گزارشگیری بعد از انبارگردانی در دشت، متوجه میشوید چه کالاهایی دزدیده شدهاند (کسری غیرعادی) یا چه کالاهایی مدتهاست فروش نرفتهاند و فقط در سیستم جا اشغال کردهاند.
- رابط کاربری ساده: محیط انبارگردانی دشت طوری طراحی شده که حتی کاربران با دانش حسابداری کم هم میتوانند آن را انجام دهند. مراحل (شمارش اول، شمارش دوم و نهایی کردن) به ترتیب و واضح چیده شدهاند.
سخن پایانی؛ انبارگردانی، تضمین سلامت فروشگاه شما
انبارگردانی در نرمافزار دشت، دقیقاً مثل چکاپ سالانه پزشکی است؛ شاید در نگاه اول کاری زمانبر و سخت به نظر برسد، اما خیال شما را از سلامت مالی کسبوکارتان راحت میکند. با طی کردن مراحل بالا (بکآپ، شمارش و رفع مغایرت)، شما نه تنها موجودی دقیقی خواهید داشت، بلکه جلوی «نشتیهای مالی» و «سرقتهای پنهان» در فروشگاه را میگیرید.
پیشنهاد میکنیم حداقل هر ۳ ماه یا ۶ ماه یکبار، یک انبارگردانی کامل (یا بخشی) انجام دهید تا همیشه موتور فروشگاهتان روغنکاری شده و روان کار کند.
سوال یا مشکلی دارید؟
اگر در حین انبارگردانی با خطای مغایرت عجیب روبرو شدید یا سوالی درباره نحوه کار با بارکدخوان دارید:
- سوالتان را در بخش نظرات زیر همین پست بنویسید.
- برای دریافت راهنمایی فوری و رفع اشکال، با تیم پشتیبانی سپیدان حساب ممتاز تماس بگیرید و یا فرم درخواست مشاوره ثبت کنید.
0