یکی از جذابترین استراتژیهای فروش، ارائه محصولات به صورت «پکهای هدیه» یا «بستههای ترکیبی» است. مثلاً فروش یک لپتاپ به همراه کیف و موس رایگان، یا ارائه سبد کالای ویژهای برای مناسبتهای خاص. اما چالش اصلی زمانی شروع میشود که حسابدار باید این موارد را در سیستم ثبت کند.
آیا باید تکتک اقلام را در فاکتور وارد کنیم؟ چگونه موجودی انبار این کالاهای ترکیبی را کنترل کنیم؟
نرمافزار سپیدار با قابلیتی کاربردی به نام «بسته محصول»، این مشکل را حل کرده است. با این ابزار، شما میتوانید یکبار مجموعه کالاهای مدنظرتان (مثلاً پک یلدا یا پک هدیه سازمانی) را تعریف کنید و در زمان صدور فاکتور، فقط با انتخاب نام بسته، تمام اقلام به صورت خودکار و با تعداد مشخص در سند ثبت شوند.
در این مقاله، آموزش کامل و تصویری تعریف بسته محصول در نرمافزار سپیدار را با هم مرور خواهیم کرد.
آنچه در این مطلب میخوانید
بسته محصول در سپیدار چیست و چه کاربردی دارد؟
در ادبیات سیستمهای مالی، «بسته محصول» به مجموعهای از کالاها یا خدمات گفته میشود که تحت یک نام واحد تعریف شده و به مشتری عرضه میشوند. نکته کلیدی اینجاست که اگرچه مشتری یک «بسته» میبیند، اما نرمافزار در پشت صحنه، این بسته را به اجزای تشکیلدهندهاش تفکیک میکند تا موجودی انبار به دقت کنترل شود.
چه زمانی باید از این قابلیت استفاده کنیم؟
اگر کسبوکارتان شامل یکی از موارد زیر است، ابزار «بسته محصول» عصای دست شما خواهد بود:
- ارائه اشانتیون و هدایا: مثلاً شرکتهای پخش که به ازای خرید ۱۰ کارتن، یک بسته اشانتیون (شامل چند محصول مختلف) به مشتری میدهند.
- فروشهای فصلی و مناسبتی: مثل پکهای شب یلدا، نوروز یا بستههای ویژه سازمانی که شامل ترکیب ثابتی از چند کالا هستند.
- خدمات پس از فروش: اگر همراه کالای اصلی، قطعات مصرفی یا سرویسهای دورهای ارائه میدهید (که باید از انبار کسر شوند).
- باندلینگ: فروش چند کالا با هم (مثلاً شامپو + نرمکننده) برای افزایش حجم فروش.
در تمام این حالات، به جای اینکه کاربر هر بار ۵ یا ۶ قلم کالا را دستی وارد فاکتور کند، فقط «نام بسته» را انتخاب میکند و سیستم بقیه کارها را انجام میدهد.
پیشنهاد خواندنی: مدیریت اشانتیون و پروموشنها در شرکتهای پخش مویرگی بسیار پیچیدهتر است. اگر در این حوزه فعال هستید، پیشنهاد میکنیم قابلیتهای تخصصی سیستم پخش مویرگی و سفارشگیری نرمافزار حسابداری سپیدار را بررسی کنید.
پیشنیازهای استفاده از قابلیت بسته محصول در سپیدار
اکنون که با کاربردهای این ابزار آشنا شدیم، نوبت به پیادهسازی آن در سیستم میرسد. اما قبل از هر چیز، باید مطمئن شوید که زیرساخت نرمافزاری شما آماده است.
نکته مهم – بررسی قفل نرمافزار:
قابلیت ثبت اشانتیون و بسته محصول، بخشی از «زیرسیستم فروش پیشرفته» در نرمافزار سپیدار است. بنابراین قبل از شروع، حتماً قفل سختافزاری خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که این زیرسیستم خریداری و فعال شده باشد. در غیر این صورت، منوهای مربوطه را مشاهده نخواهید کرد.
بیشتر بدانید: زیرسیستم فروش پیشرفته علاوه بر بسته محصول، امکانات دیگری مثل فروش اقساطی، پورسانتدهی و مدیریت تخفیفات پلکانی را هم به نرمافزار شما اضافه میکند. برای آشنایی کامل با این ابزار، صفحه زیر سیستم فروش پیشرفته نرمافزار حسابداری سپیدار را بررسی کنید.
آموزش گامبهگام تعریف بسته محصول
گام اول: دسترسی به فرم
برای شروع، از منوی سمت راست وارد سیستم مشتریان و فروش شوید. سپس از بخش عملیات، گزینه «بسته محصول جدید» را انتخاب کنید.
گام دوم: تکمیل فرم و انتخاب اقلام
در فرم باز شده، باید نام بسته را مشخص کرده و اقلام تشکیلدهنده آن را اضافه کنید.
نکته: اقلام انتخابی شما میتوانند «کالا» یا «خدمت» باشند. یعنی علاوه بر کالای فیزیکی، میتوانید مواردی مثل گارانتی، نصب رایگان یا خدمات پس از فروش را هم در بسته تعریف کنید.
گام سوم: تنظیمات پیشرفته (ردیابی و واحد سنجش)
در این مرحله باید جزئیات هر قلم کالا را مشخص کنید. اینجا دو نکته بسیار مهم وجود دارد:
- کالاهای دارای ردیابی: اگر کالای اشانتیون شما دارای ویژگی خاصی (مثل رنگ، سایز یا بچ نامبر) است که ردیابی میشود، میتوانید در همین فرم، عامل ردیابی آن را مشخص کنید (مثلاً تعیین کنید که حتماً رنگ آبی ارسال شود).
- کالاهای دو واحدی: اگر کالای شما دارای دو واحد سنجش است (مثلاً کارتن و عدد)، نگران نباشید. اگر در قسمت واحد فرعی عدد ۲ (کارتن) را وارد کنید، سیستم به صورت خودکار آن را به واحد اصلی (مثلاً ۴۸ عدد) تبدیل میکند.
پس از تکمیل لیست، فرم را ذخیره کنید.
حال بعد از تعریف بسته محصول یا بسته محصولات در سیستم سپیدار، در صورتی که سیاست کاری در زمان فروش صدور پیش فاکتور بوده یا فاکتور فروش فرقی نمیکند در هر صورت میتوانید از بسته محصول های تعریف شده فقط در این دو حالت استفاده کنید.
نحوه استفاده از بسته محصول در فاکتور و پیشفاکتور
پس از تعریف بستهها، میتوانید در فرمهای پیشفاکتور و فاکتور فروش از آنها استفاده کنید. کافیست دکمه «انتخاب بسته محصول» را زده و بسته مورد نظر را فراخوانی کنید.
چرا سیستم خطای موجودی میدهد؟
همانطور که گفتیم، انتخاب بسته محصول به معنای خروج همزمان چندین کالا از انبار است. اگر حتی یکی از اقلام داخل بسته موجودی کافی نداشته باشد، سیستم اجازه ثبت را نمیدهد.
راهکار رفع خطا (ویژه شرایط اضطراری)
اگر مطمئن هستید که کالا فیزیکی موجود است اما در سیستم ثبت نشده و باید فوراً فاکتور بزنید، میتوانید موقتاً تنظیمات کنترلی را غیرفعال کنید:
- به منوی تنظیمات > تب تامین کنندگان و انبار بروید و گزینه «موجودی منفی کالا در انبار کنترل شود» را غیرفعال کنید.
- به منوی تنظیمات > تب مشتریان و فروش بروید و گزینه «موجودی قابل فروش کنترل شود» را بردارید.
هشدار حسابداری: غیرفعال کردن این گزینهها فقط باید موقتی باشد. حتماً در اسرع وقت مغایرت انبار را برطرف کرده و تنظیمات را به حالت اول برگردانید تا انبارتان منفی نشود.
نکته تکمیلی: اگر فرآیند فروش شما با «پیشفاکتور» شروع میشود، سیستم معمولاً خطای موجودی قابل فروش را در ابتدا نمایش نمیدهد، اما در زمان تبدیل به فاکتور نهایی قطعاً جلوی ثبت را میگیرد.
پیشنهاد کاربردی: اگر با خطای کسری موجودی مواجه شدید، قبل از دستکاری تنظیمات، بهتر است موجودی واقعی انبار را چک کنید. برای این کار میتوانید از راهنمای راهنمای تصویری و گام به گام انبارگردانی در سپیدار استفاده کنید.
محدودیت در انتخاب بسته
دقت داشته باشید که در هر فاکتور، فقط یکبار میتوانید یک بسته خاص را انتخاب کنید. اگر میخواهید تعداد بستهها را کم یا زیاد کنید (مثلاً ۵ پک یلدا بفروشید)، باید در همان سطر مربوطه، فیلد «تعداد» را ویرایش کنید و نمیتوانید در سطر جدید دوباره همان بسته را اضافه کنید.
در نهایت دکمه تایید را بزنید تا اقلام به صورت اتوماتیک در فاکتور بنشینند.
سخن پایانی – سرعت و دقت در فروشهای ترکیبی
استفاده از قابلیت «بسته محصول» در نرمافزار سپیدار، شاید در نگاه اول یک امکان ساده به نظر برسد، اما تاثیر آن در نظم انبارداری و سرعت صدور فاکتور انکارناپذیر است. با یکبار تعریف صحیح بستهها، دیگر نگران فراموش شدن اشانتیونها یا اشتباه در تحویل هدایا نخواهید بود.
فراموش نکنید که کلید موفقیت در استفاده از این ابزار، تعریف دقیق اقلام و کنترل مداوم موجودی انبار است تا در زمان اوج فروش، با خطای کسری موجودی مواجه نشوید.
یادگیری حرفهای سپیدار در «آکادمی سپیدان تیم»
قابلیت «بسته محصول» تنها یکی از دهها امکان پیشرفته در سیستم فروش سپیدار است. اگر میخواهید فراتر از یک اپراتور ساده عمل کنید و به تمام زیرسیستمهای این نرمافزار قدرتمند مسلط شوید، به بخش آکادمی سپیدان تیم سری بزنید.
سوال یا مشکلی دارید؟
اگر در حین تعریف بستهها با خطای خاصی مواجه شدید یا در خصوص تنظیمات زیرسیستم فروش سوالی دارید:
- میتوانید مشکل خود را در بخش نظرات همین صفحه مطرح کنید.
- برای دریافت راهنمایی فوری، با تیم پشتیبانی سپیدان حساب ممتاز تماس بگیرید یا درخواست مشاوره ثبت کنید.
0