تفاوت بین سیستم انبار بازرگانی و انبار تولیدی سپیدار چیست؟

تصور کنید وارد یک فروشگاه بزرگ لوازم آشپزخانه شده‌اید. به فروشنده می‌گویید: “من بهترین ابزار برش را می‌خواهم.” فروشنده باهوش از شما می‌پرسد: “برای چه کاری؟ برای برش نان به اره نان‌پزی نیاز دارید، برای خرد کردن سبزیجات به ساطور، و برای فیله کردن ماهی به یک چاقوی نازک و انعطاف‌پذیر.”

حالا همین مثال را در دنیای نرم‌افزارهای حسابداری و انبارداری تصور کنید. بسیاری از مدیران با این تصور که “انبار، انبار است دیگر!”، به دنبال یک راه حل عمومی می‌گردند و در نهایت سیستمی را انتخاب می‌کنند که مانند یک چاقوی معمولی، هیچ کاری را به صورت تخصصی انجام نمی‌دهد. این اشتباه، به خصوص زمانی که پای مقایسه شرکت‌های بازرگانی (تجاری) و تولیدی به میان می‌آید، می‌تواند فاجعه‌بار باشد.

مقدمه: چرا سیستم انبار “یکسان برای همه” یک دروغ بزرگ است؟

یک شرکت بازرگانی مانند یک فروشگاه بزرگ عمل می‌کند: کالای آماده را می‌خرد و همان را می‌فروشد. اما یک شرکت تولیدی بیشتر شبیه به یک آشپزخانه حرفه‌ای است: مواد اولیه را می‌خرد، آن‌ها را با هم ترکیب و فرآوری می‌کند و یک محصول کاملاً جدید خلق می‌کند. آیا می‌توان انبار یک فروشگاه و یک آشپزخانه را با یک ابزار و یک منطق مدیریت کرد؟ قطعاً نه!

در این مقاله، قصد داریم به تحلیل تفاوت این دو سیستم انبارداری بپردازیم. ما تفاوت‌های بنیادین بین سیستم تأمین‌کنندگان و انبار بازرگانی و سیستم تأمین‌کنندگان و انبار تولیدی سپیدار را به زبانی ساده و با مثال‌های ملموس کالبدشکافی خواهیم کرد. اگر در دوراهی انتخاب سیستم مناسب برای کسب‌وکارتان هستید، این مقاله همان چراغ راهی است که شما را از این سردرگمی نجات خواهد داد.

پیشنهاد خواندنی: فارغ از نوع کسب‌وکار، سیستم انبارداری پایه، وظیفه ردیابی موجودی و ورود و خروج کالا را بر عهده دارد. برای آشنایی با امکانات عمومی این ماژول حیاتی، مطلب سیستم انبارداری سپیدار را مطالعه کنید.

دنیای ساده و سریع شرکت‌های بازرگانی

یک شرکت بازرگانی، چه واردکننده لپ‌تاپ باشد و چه توزیع‌کننده مواد شوینده، یک اصل ساده دارد: خرید کالا و فروش همان کالا با سود. در این دنیا، هویت کالا از لحظه ورود به انبار تا لحظه خروج، هیچ تغییری نمی‌کند.

1-1. سفر یک کالا در انبار بازرگانی چگونه است؟

• سفارش خرید: شما ۱۰۰ عدد لپ‌تاپ مدل X را از تأمین‌کننده سفارش می‌دهید.
• ورود به انبار: ۱۰۰ عدد لپ‌تاپ مدل X وارد انبار شده و در قفسه‌ها قرار می‌گیرد. هویت کالا: “لپ‌تاپ مدل X “
• نگهداری: کالا در انبار به انتظار می‌ماند تا مشتری سفارش ثبت کند.
• فروش و خروج: شما ۷۰ عدد از همان لپ‌تاپ‌های مدل X را به مشتری می‌فروشید و از انبار خارج می‌کنید.

سفر تمام شد! یک خط مستقیم و بدون هیچ پیچیدگی در ماهیت کالا.

1-2. دغدغه‌های اصلی یک مدیر بازرگانی چیست؟

• قیمت تمام شده خرید: هر کالا دقیقاً با چه قیمتی خریداری شده است؟
• مدیریت موجودی: از هر کالا چند عدد در انبار موجود است؟ نقطه سفارش مجدد کجاست؟
• سودآوری هر کالا: از فروش هر واحد از یک کالا چقدر سود کرده‌ام؟
• کنترل حساب تأمین‌کنندگان: چقدر به کدام تأمین‌کننده بدهکارم؟
• ردیابی کالا: کدام سریال از کالاها به کدام مشتری فروخته شده است؟

پیشنهاد خواندنی: اگر شما صاحب کسب‌وکار بازرگانی هستید، قطعا به ابزاری برای سرشکن کردن هزینه‌های خرید (گمرک و حمل) و گزارش‌گیری سودآوری نیاز مبرم دارید. پیشنهاد ما به شما آشنایی با نرم‌افزار حسابداری بازرگانی سپیدار است.

1-3. سیستم انبار بازرگانی سپیدار چگونه به این دغدغه‌ها پاسخ می‌دهد؟

این سیستم، یک متخصص دقیق و سریع برای مدیریت انبار بازرگانی شماست:

• ثبت دقیق فاکتورهای خرید: به راحتی می‌توانید تمام هزینه‌های جانبی خرید (مثل حمل، گمرک و…) را روی قیمت تمام شده کالا سرشکن کنید.
• کاردکس دقیق و لحظه‌ای: با هر ورود و خروج، موجودی انبار به صورت آنی به‌روز می‌شود و به روش‌هایی مانند میانگین موزون، بهای تمام شده کالای فروش رفته را محاسبه می‌کند.
• یکپارچگی کامل با فروش: به محض صدور فاکتور فروش، سیستم به طور خودکار کالا را از انبار کسر می‌کند.
• گزارشات سود و زیان: به تفکیک هر کالا، هر مشتری و هر فاکتور به شما گزارش سود ارائه می‌شود.
• مدیریت کامل تأمین‌کنندگان: تمام فرآیندهای خرید، از درخواست تا پرداخت وجه، به صورت یکپارچه مدیریت می‌شود.

این سیستم برای شرکتی که تغییری در ماهیت کالای خود ایجاد نمی‌کند، یک ابزار بی‌نقص و کامل است.

دنیای خلاق و پیچیده شرکت‌های تولیدی

حالا دنیای یک تولیدکننده مبلمان را متصور شوید. او چوب، پارچه، فوم و پیچ می‌خرد، اما مبل نمی‌خرد! او این مواد اولیه را طی فرآیندهایی پیچیده به یک محصول کاملاً جدید به نام “مبل” تبدیل می‌کند. این کلمه جادویی “تبدیل”، تمام معادلات را تغییر می‌دهد.

پیشنهاد خواندنی: اگر کسب‌وکار شما دارای یک چرخه تولید است و دغدغه‌تان محاسبه بهای تمام شده و پی‌گیری کالای در جریان ساخت است، آشنایی با سیستم تولید سپیدار خالی از لطف نیست.

2-1. سفر مواد در انبار تولیدی چگونه است؟

• خرید مواد اولیه: شما چوب، پارچه و فوم می‌خرید و در انبار مواد اولیه ذخیره می‌کنید.
• درخواست از انبار: خط تولید برای ساخت ۱۰ عدد مبل، درخواست مواد اولیه می‌دهد.
• خروج مواد و تبدیل به در جریان ساخت: چوب و پارچه از انبار مواد اولیه خارج می‌شوند.

نکته کلیدی: این مواد دیگر در انبار شما نیستند، اما هنوز به محصول نهایی هم تبدیل نشده‌اند! آن‌ها در یک برزخ به نام کالای در جریان ساخت قرار دارند. یک سیستم بازرگانی اصلاً با این مفهوم آشنا نیست!

• تولید و تبدیل: مواد اولیه با هم ترکیب شده و مبل ساخته می‌شود.
• ورود محصول نهایی به انبار: ۱۰ عدد “مبل راحتی مدل Y “ به عنوان یک کالای جدید وارد انبار محصولات می‌شود.
• فروش و خروج: شما ۸ عدد از این مبل‌ها را به مشتری می‌فروشید.

این یک چرخه است، نه یک خط مستقیم. چرخه‌ای که در آن مواد اولیه می‌میرند و محصول جدیدی متولد می‌شود.

2-2. دغدغه‌های کابوس‌وار یک مدیر تولیدی چیست؟

• بهای تمام شده محصول نهایی: قیمت یک عدد مبل دقیقاً چقدر است؟ (مجموع هزینه چوب، پارچه، دستمزد کارگر، برق دستگاه و…)
• مدیریت فرمول ساخت (BOM): برای ساخت یک مبل، دقیقاً به چه مقدار از هر ماده اولیه نیاز است؟
• کنترل کالای در جریان ساخت: در حال حاضر چقدر سرمایه به صورت مواد نیمه‌کاره در کارخانه داریم؟
• مدیریت ضایعات: چه مقدار از چوب در حین برش پِرت می‌شود و هزینه آن چگونه محاسبه می‌شود؟
• برنامه‌ریزی مواد: برای تولید سفارشات ماه آینده، چه موادی را باید خریداری کنیم؟

پیشنهاد خواندنی: یک شرکت تولیدی نیازمند یک سیستم مالی جامع است که علاوه بر انبار و تولید، هزینه‌های دستمزد و سربار را نیز مدیریت کند. برای آشنایی با راهکار پیشنهادی ما، معرفی نرم‌‌افزار حسابداری تولیدی سپیدار را مطالعه کنید.

2-3. سیستم انبار تولیدی سپیدار چگونه این واحد تولیدی پیچیده را مدیریت می‌کند؟

این سیستم یک سرآشپز حرفه‌ای و باتجربه است که تمام فرآیند خلق محصول را مدیریت می‌کند:

• انبارداری چندگانه: به شما اجازه می‌دهد انبارهای مختلفی تعریف کنید؛ مانند انبار مواد اولیه، انبار محصول، انبار ضایعات و…
• یکپارچگی با سیستم تولید: این سیستم به طور مستقیم با ماژول تولید در ارتباط است. وقتی دستور تولید صادر می‌شود، سیستم انبار می‌داند که باید چه موادی را برای خط تولید آماده کند.
• شناسایی مفهوم “کالای در جریان ساخت”: حواله‌های مصرف مواد را به عنوان هزینه تولید شناسایی کرده و ارزش ریالی کالاهای نیمه‌ساخته را محاسبه می‌کند.
• ثبت رسید محصول تولیدی: با ورود محصول جدید به انبار، بهای تمام شده محاسبه شده توسط سیستم تولید را به عنوان ارزش موجودی جدید ثبت می‌کند.
• مدیریت ضایعات: به شما امکان می‌دهد ضایعات را به صورت سیستمی ثبت و از چرخه هزینه‌یابی خارج یا سرشکن کنید.

جدول مقایسه نهایی: انبار بازرگانی در برابر انبار تولیدی

حال با تمامی مفروضات و توضیحات اعلام شده در خصوص انبار بازرگانی و تولیدی، تفاوت و فرم های قابل استفاده در نرم افزار سپیدار را بررسی میکنیم.

با وجود ماژول جدید نرم افزار حسابداری سپیدار به نام سیستم تدارکات و خرید (در صورت خرید و اضافه شدن به قفل سپیدار) تمامی سفارشات خرید و فاکتور خرید در سیستم ثبت می‌شود. که باید تمامی خریدهای انجام شده (به صورت فیزیکی دریافت شده است) در سیستم فاکتور خرید به رسید انبار به صورت دستی ثبت شوند. در صورت عدم وجود سیستم تدارکات و خرید و در صورت ثبت دستی فاکتور خرید، تمامی ورودی ها از طریق فرم رسید انبار ثبت می‌شوند.

که در نهایت موجودی کالا به انبار اضافه می‌شود و می‌توانید جهت فروش کالا در فرم فاکتور فروش در ماژول مشتریان و فروش اقدام نمایید.

موارد بالا صرفا جهت انجام فعالیت های بازرگانی در سپیدار می باشد. در خصوص فعالیت‌های تولیدی استفاده از فرم ها به ترتیب زیر می‌باشد.

در قدم اول قرار است محصولی تولید بشود که مواد اولیه توسط شرکت خریداری می‌شود و طبق روند تولید به محصول ساخته شده تبدیل می‌شود. لذا در خصوص خرید مواد اولیه و افزایش موجودی اقلام در انبار آن، باز هم باید به شیوه قبل در صورت وجود سیستم تدارکات و خرید یا فاکتور خرید؛ همگی اقلام از طریق فرم رسید انبار به انبار اضافه بشود.

نکته: راهکاری که پیشنهاد می‌کنیم برای جداسازی اقلام مواد اولیه، محصول نیمه ساخته، محصولات ساخته شده و حتی ضایعات و کالاهای امانی به صورت جداگانه در سیستم انبار ایجاد بشود.

بعد از ایجاد انبار ها به تفکیک، در قدم بعدی باید نسبت به خرید مواد اولیه در سیستم اقدام گردد.

بعد از ورودی کالا اینبار نوبت به ارسال مواد اولیه به خط تولید می‌باشد.

بعد از ارسال اقلام مواد اولیه به خط تولید و در صورت ترکیب و تجزیه آنها، محصول نهایی از خط تولید به انبار محصول اضافه میشود.

ویژگی	سیستم انبار بازرگانی	سیستم انبار تولیدی
نوع فعالیت	خرید و فروش کالا	تولید و ساخت محصول
ماهیت کالا	بدون تغییر ماهیت	تغییر ماهیت از مواد اولیه به محصول
انبارهای موجود	معمولا 1 یا 2 انبار	حداقل یا بیشتر 3 نوع (مواد اولیه ، نیمه ساخته، نهائی)
نوع اسناد انبار	رسید خرید و حواله فروش	سند مصرف مواد و سند تولید
ارتباط با ماژول ها	خرید و فروش	تولید و بهای تمام شده
بهای تمام شده	بر اساس قیمت خرید	بر اساس مواد، دستمزد و سربار

نتیجه‌گیری: ابزار درست برای کار درست

بازگردیم به مثال ابزار برش. آیا می‌توانید با اره نان‌پزی، ماهی را فیله کنید؟ شاید با تلاش زیاد و نتیجه‌ای افتضاح، بله! استفاده از سیستم انبار بازرگانی برای یک شرکت تولیدی (و بالعکس) نیز دقیقاً همین‌طور است. شما با هزاران ترفند و ثبت‌های دستی در اکسل، شاید بتوانید به یک عدد تقریبی برای بهای تمام شده برسید، اما این عدد هرگز دقیق، قابل اتکا و لحظه‌ای نخواهد بود. شما دید خود را نسبت به مهم‌ترین بخش کسب‌وکارتان یعنی فرآیند خلق محصول از دست خواهید داد.

انتخاب بین این دو سیستم، انتخاب بین “خوب” و “بد” نیست؛ بلکه انتخاب ابزار متناسب با ذات و هویت کسب‌وکار شماست. سیستم تأمین‌کنندگان و انبار بازرگانی سپیدار یک ابزار قدرتمند و دقیق برای شرکت‌های تجاری و بازرگانی است. همچنین سیستم تأمین‌کنندگان و انبار تولیدی، دستیار هوشمند و حیاتی برای شرکت‌های تولیدی می‌باشد.

آیا هنوز مطمئن نیستید سیستم انبار شما بیشتر یک انبار بازرگانی است یا یک انبار تولیدی؟ آیا در محاسبه بهای تمام شده محصولات خود با چالش روبرو هستید؟ تیم مشاوران متخصص ما در سپیدان حساب آماده است تا با بررسی دقیق فرآیندهای شما، بهترین و متناسب‌ترین ابزار را برای مدیریت دقیق و سودآور کسب‌وکارتان به شما معرفی کند.

برای یک جلسه مشاوره کاملاً رایگان و کشف راه حل ایده‌آل برای کسب‌وکارتان، همین امروز با ما تماس بگیرید.