در زمان حسابرسی، دسترسی سریع به گزارش‌های دقیق و قابل استناد اهمیت زیادی دارد. حسابدار یا مدیر مالی باید بتواند اطلاعات مربوط به حساب‌ها، دفاتر، موجودی کالا، حقوق و دستمزد و عملکرد مالی شرکت را در قالب گزارش‌های منظم در اختیار حسابرس مالیاتی یا همان ممیز رسیدگی قرار دهد.
نرم‌افزار حسابداری سپیدار امکان تهیه گزارش‌های مختلفی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. این گزارش‌ها از نظر کاربرد به چند گروه تقسیم می‌شوند و هرکدام برای هدف خاصی مانند بررسی اسناد، کنترل حساب‌ها، تهیه خروجی چاپی یا تحلیل عملکرد مالی استفاده می‌شوند.
در این مقاله ابتدا با انواع گزارش‌گیری در سپیدار آشنا می‌شویم و سپس مهم‌ترین گزارش‌های موردنیاز در زمان حسابرسی را معرفی می‌کنیم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید
انواع گزارش‌گیری در نرم‌افزار سپیدار
در نرم‌افزار سپیدار می‌توان گزارش‌ها را به پنج گروه اصلی تقسیم کرد:
- گزارش‌های چاپی
- گزارش‌های مروری
- گزارش‌ساز
- گزارش‌های پویا
- گزارش‌های فعالیت‌های روز
هرکدام از این گروه‌ها کاربرد متفاوتی دارند و می‌توانند بخشی از نیازهای حسابدار، مدیر مالی یا حسابرس را پوشش دهند.
برای تهیه گزارش‌های دقیق، ابتدا باید با محیط سپیدار آشنا باشید
شناخت منوها، فرم‌ها و بخش‌های مختلف نرم‌افزار سپیدار به شما کمک می‌کند سریع‌تر به گزارش‌های موردنیاز دسترسی پیدا کنید و اطلاعات مالی را دقیق‌تر بررسی نمایید. مقاله آشنایی با محیط کلی نرم‌افزار سپیدار را مطالعه کنید.
۱. گزارش‌های چاپی سپیدار
گزارش‌های چاپی برای تهیه نسخه قابل چاپ از فرم‌ها و اطلاعات ثبت‌شده در نرم‌افزار استفاده می‌شوند.
با استفاده از این گزارش‌ها می‌توان اطلاعات مربوط به فرم‌های مختلف را چاپ کرد یا در قالب فایل ذخیره و برای افراد دیگر ارسال کرد.
برخی کاربردهای گزارش‌های چاپی عبارت‌اند از:
- چاپ فاکتور فروش
- چاپ فاکتور خرید
- چاپ رسید دریافت و پرداخت
- چاپ اسناد حسابداری
- چاپ گزارش‌های انبار
- چاپ گزارش‌های فروش
- چاپ گزارش‌های دریافتنی و پرداختنی
- چاپ گزارش‌های مالی
گزارش‌های چاپی معمولاً زمانی کاربرد دارند که حسابرس، مدیر مالی یا سایر واحدهای شرکت به نسخه فیزیکی یک سند یا گزارش نیاز داشته باشند.
کاربرد گزارش‌های چاپی در حسابرسی
در زمان حسابرسی، نسخه چاپی برخی اسناد می‌تواند برای بررسی نمونه‌ای یا تطبیق اطلاعات مورد استفاده قرار بگیرد. برای مثال، حسابرس ممکن است تعدادی از فاکتورهای فروش، اسناد دریافت وجه، فاکتورهای خرید یا اسناد حسابداری را درخواست کند.
بهتر است گزارش‌های چاپی پیش از شروع حسابرسی با اطلاعات ثبت‌شده در سیستم تطبیق داده شوند تا مغایرتی میان نسخه چاپی و اطلاعات حسابداری وجود نداشته باشد.
۲. گزارش‌های مروری سپیدار
گزارش‌های مروری، اطلاعات ثبت‌شده در یک سیستم را در یک بازه زمانی مشخص نمایش می‌دهند. این گزارش‌ها معمولاً فیلترهای مختلفی دارند و کاربر می‌تواند اطلاعات موردنیاز خود را بر اساس تاریخ، حساب، طرف حساب، کالا یا سایر معیارها مشاهده کند.
در گزارش‌های مروری می‌توان عملیات انجام‌شده در بخش‌های مختلف را بررسی کرد؛ برای مثال:
- مرور حساب‌ها
- گزارش ترازها و دفاتر
- مرور عملیات بانکی
- مرور دارایی‌ها
- مرور فروش
- مرور جامع طرف حساب
- مرور مبلغی انبار
- مرور تعدادی انبار
- کاردکس کالا
- مرور حقوق و دستمزد
- مرور سفارش‌گیری و پخش
- مرور سفارش‌های خارجی
- مرور قراردادها
کاربرد گزارش‌های مروری در حسابرسی
گزارش‌های مروری برای بررسی کلی عملیات مالی و پیدا کردن مغایرت‌های احتمالی کاربرد زیادی دارند.
برای مثال، با استفاده از مرور حساب‌ها می‌توان گردش و مانده حساب‌های کل، معین و تفصیلی را بررسی کرد. همچنین با استفاده از مرور فروش می‌توان اطلاعات فاکتورهای فروش را در یک دوره زمانی مشخص مشاهده و با دفاتر و گزارش‌های مالی تطبیق داد.
حسابدار می‌تواند پیش از ارائه اطلاعات به حسابرس، گزارش‌های مروری را بررسی کند و مواردی مانند ثبت‌های ناقص، مانده‌های غیرعادی، اسناد بدون پیوست یا مغایرت‌های احتمالی را شناسایی کند.
۳. گزارش‌ساز سپیدار
گزارش‌ساز محیطی برای دریافت، ویرایش و تهیه گزارش‌های ویژه در نرم‌افزار سپیدار است. زمانی که گزارش‌های پیش‌فرض نرم‌افزار پاسخ‌گوی نیاز کاربر نباشند، می‌توان از گزارش‌ساز برای تهیه گزارش اختصاصی استفاده کرد.
از طریق گزارش‌ساز می‌توان گزارش‌هایی مانند موارد زیر تهیه کرد:
- اقلام باز فاکتور خرید
- اقلام باز پیش‌فاکتور
- گزارش چک‌ها
- گزارش بدهکاران و بستانکاران
- گردش کالا در انبار
- کسری و اضافات انبارگردانی
- صورت سود و زیان
- ترازنامه
- گزارش‌های اختصاصی حسابداری
- گزارش‌های مربوط به طرف حساب‌ها
کاربرد گزارش‌ساز در حسابرسی
در زمان حسابرسی، ممکن است حسابرس گزارشی با ساختار خاص درخواست کند؛ گزارشی که در فهرست گزارش‌های پیش‌فرض سپیدار وجود ندارد.
در این شرایط، گزارش‌ساز می‌تواند برای ترکیب اطلاعات و تهیه خروجی متناسب با نیاز حسابرس مورد استفاده قرار گیرد. برای مثال، ممکن است لازم باشد گردش یک حساب، فاکتورهای باز، مانده بدهکاران یا گردش یک کالا در بازه زمانی مشخص بررسی شود.
گزارش‌ساز به حسابدار کمک می‌کند اطلاعات را با جزئیات بیشتری استخراج کند و گزارش‌هایی متناسب با موضوع حسابرسی تهیه نماید.
۴. گزارش‌های پویا در سپیدار
گزارش‌های پویا برای ساخت گزارش‌های قابل فیلتر و قابل تنظیم استفاده می‌شوند. در این نوع گزارش‌گیری، کاربر می‌تواند اطلاعات موردنیاز خود را از بخش‌های مختلف انتخاب کرده و گزارش را بر اساس نیاز خود تنظیم کند.
گزارش‌های پویا زمانی کاربرد بیشتری دارند که کاربر بخواهد اطلاعات تکمیلی ثبت‌شده در فرم‌ها را نیز در گزارش خود نمایش دهد.
برای مثال، اگر در فاکتور فروش اطلاعاتی مانند موارد زیر ثبت شده باشد، می‌توان از گزارش پویا برای استخراج آن‌ها استفاده کرد:
- نام حمل‌کننده
- مدت تسویه
- توضیحات تکمیلی
- اطلاعات تکمیلی فروش
- مشخصات خاص مشتری
- اطلاعات مربوط به تحویل کالا
کاربرد گزارش‌های پویا در حسابرسی
گزارش‌های پویا می‌توانند برای بررسی دقیق‌تر اطلاعات و استخراج داده‌هایی استفاده شوند که در گزارش‌های معمولی نمایش داده نمی‌شوند.
برای مثال، در صورتی که حسابرس بخواهد فاکتورهای فروش را همراه با اطلاعات حمل‌کننده، وضعیت تسویه یا توضیحات تکمیلی بررسی کند، می‌توان با استفاده از گزارش پویا خروجی مناسب تهیه کرد.
البته دقت گزارش پویا به اطلاعاتی که هنگام ثبت فرم‌ها در نرم‌افزار وارد شده‌اند، بستگی دارد. اگر اطلاعات تکمیلی در زمان ثبت فاکتور یا سند درج نشده باشند، امکان استخراج آن‌ها در گزارش نیز وجود نخواهد داشت.
۵. گزارش‌های فعالیت‌های روز
گزارش‌های فعالیت‌های روز، مجموعه‌ای از گزارش‌های پرکاربرد و از پیش آماده‌شده در سپیدار هستند که برای بررسی سریع وضعیت روزانه کسب‌وکار استفاده می‌شوند.
این گزارش‌ها به کاربر کمک می‌کنند بدون طراحی گزارش جدید، اطلاعات مهم و روزمره را مشاهده کند.
یکی از نمونه‌های کاربردی این بخش، گزارش کالاهای نیازمند سفارش است. این گزارش کالاهایی را نشان می‌دهد که موجودی آن‌ها به حداقل تعیین‌شده رسیده یا از آن کمتر شده است.
برای استفاده صحیح از گزارش کالاهای نیازمند سفارش، باید در تعریف کالا و بخش کنترل موجودی، حداقل موجودی کالا مشخص شده باشد. اگر حداقل موجودی برای کالا تعریف نشده باشد، گزارش نمی‌تواند کالاهای نیازمند سفارش را به‌درستی شناسایی کند.
سایر گزارش‌های قابل استفاده در فعالیت‌های روز ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- کالاهای نیازمند سفارش
- فاکتورهای تحویل‌نشده
- فعالیت‌های روزانه فروش
- عملیات دریافت و پرداخت
- اسناد ثبت‌نشده یا ناقص
- وضعیت سفارش‌ها
کاربرد گزارش‌های فعالیت روز در حسابرسی
این گزارش‌ها بیشتر برای کنترل‌های اولیه و شناسایی موارد غیرعادی کاربرد دارند. برای مثال، حسابدار می‌تواند پیش از شروع حسابرسی، فاکتورهای تحویل‌نشده، کالاهای نیازمند سفارش یا عملیات ناقص را بررسی کند.
مهم‌ترین گزارش‌های سپیدار در زمان رسیدگی های مالیاتی
در زمان حسابرسی، گزارش‌های مختلفی ممکن است بر اساس نوع فعالیت شرکت، سیستم‌های فعال و درخواست حسابرس موردنیاز باشند. مهم‌ترین گزارش‌هایی که معمولاً کاربرد بیشتری دارند عبارت‌اند از:
- گزارش مرور حساب ها
- گزارش تراز آزمایشی چهارستونی و شش‌ستونی
- گزارش دفاتر الکترونیک
- گزارش حقوق و دستمزد
- گزارش حساب‌های معین به تفکیک
- گزارش صورت‌جلسه رسیدگی مالیاتی
گزارش مرور حساب ها در سپیدار
گزارش مرور حساب ها یکی از گزارش‌های مهم حسابداری است که برای بررسی وضعیت حساب‌ها و کنترل توازن اطلاعات مالی استفاده می‌شود.
این گزارش می‌تواند اطلاعات مربوط به حساب‌ها را در سطوح مختلف نمایش دهد؛ از جمله:
- گروه حساب
- حساب کل
- حساب معین
- حساب تفصیلی
گزارش مرور حساب ها برای بررسی گردش حساب‌ها، مانده بدهکار و بستانکار و کنترل ارتباط میان حساب‌های مختلف کاربرد دارد.
کاربرد گزارش مرور حساب ها در حسابرسی
حسابرس با استفاده از گزارش مرور حساب ها می‌تواند وضعیت کلی حساب‌ها را بررسی کند و موارد غیرعادی را شناسایی نماید.
برخی مواردی که در این گزارش بررسی می‌شوند عبارت‌اند از:
- مانده غیرعادی حساب‌ها
- ثبت اشتباه بدهکار یا بستانکار
- اختلاف میان مانده حساب‌ها
- حساب‌های بدون گردش
- گردش غیرعادی در پایان دوره
- مغایرت میان حساب‌های معین و تفصیلی
بهتر است گزارش مرور حساب ها برای دوره مالی مورد رسیدگی با تراز آزمایشی و صورت‌های مالی شرکت تطبیق داده شود.
گزارش تراز آزمایشی چهارستونی و شش‌ستونی
گزارش‌های چهارستونی و شش‌ستونی، اطلاعات حساب‌ها را با جزئیات بیشتری نمایش می‌دهند و برای بررسی گردش حساب‌ها در طول دوره مالی کاربرد دارند.
این گزارش‌ها معمولاً اطلاعاتی مانند موارد زیر را نشان می‌دهند:
- مانده ابتدای دوره
- گردش بدهکار
- گردش بستانکار
- مانده پایان دوره
- شرح سند
- شماره و تاریخ سند
- حساب کل، معین یا تفصیلی
کاربرد گزارش تراز آزمایشی چهارستونی و شش‌ستونی در حسابرسی
گزارش‌های چهارستونی و شش‌ستونی برای بررسی جزئیات ثبت‌های حسابداری بسیار مفید هستند. حسابرس می‌تواند با استفاده از آن‌ها نمونه‌ای از اسناد را انتخاب و اطلاعات گزارش را با اسناد حسابداری و مدارک پشتیبان تطبیق دهد.
این گزارش‌ها برای بررسی موارد زیر کاربرد دارند:
- گردش حساب‌های مهم
- اسناد ثبت‌شده در یک بازه مشخص
- حساب‌های دریافتنی و پرداختنی
- حساب بانک و صندوق
- حساب هزینه‌ها
- حساب فروش و درآمد
- حساب خرید و موجودی کالا
- حساب اشخاص و طرف حساب‌ها
در صورت وجود مغایرت در گردش حساب، باید شماره سند، شرح، تاریخ و مدارک مربوط بررسی شود.
گزارش دفاتر الکترونیک
گزارش دفاتر الکترونیک برای تهیه اطلاعات موردنیاز دفاتر قانونی و ارائه خروجی مطابق الزامات مربوط استفاده می‌شود.
این گزارش می‌تواند برای بررسی ثبت‌های حسابداری و آماده‌سازی اطلاعات دفاتر الکترونیک مورد استفاده قرار گیرد.
در زمان حسابرسی، دفاتر الکترونیک به حسابرس کمک می‌کنند تا ترتیب ثبت اسناد، تاریخ عملیات، شماره سند و ارتباط میان رویدادهای مالی را بررسی کند.
نکات مهم درباره گزارش دفاتر الکترونیک
پیش از تهیه این گزارش باید موارد زیر بررسی شوند:
- اسناد مالی به‌صورت کامل ثبت شده باشند.
- شماره‌گذاری اسناد منظم باشد.
- تاریخ اسناد با دوره مالی مطابقت داشته باشد.
- اسناد حذف‌شده یا اصلاح‌شده بررسی شده باشند.
- حساب‌های کل، معین و تفصیلی به‌درستی تعریف شده باشند.
- مانده حساب‌ها با صورت‌های مالی تطبیق داشته باشد.
- اسناد اختتامیه و افتتاحیه به‌درستی ثبت شده باشند.
وجود نقص در اطلاعات پایه یا ثبت ناقص اسناد می‌تواند باعث ایجاد مشکل در تهیه گزارش دفاتر الکترونیک شود.
دفاتر قانونی الکترونیکی چه نقشی در حسابرسی دارند؟
گزارش دفاتر الکترونیک باید بر اساس اسناد مالی ثبت‌شده و اطلاعات صحیح حسابداری تهیه شود. برای آشنایی با الزامات و نکات مهم دفاتر قانونی الکترونیکی، مقاله راهنمای دفاتر قانونی الکترونیکی را مطالعه کنید.
گزارش لیست حقوق و دستمزد
گزارش حقوق و دستمزد برای بررسی اطلاعات مربوط به کارکنان، حقوق، مزایا، کسورات و پرداخت‌های پرسنلی استفاده می‌شود.
این گزارش ممکن است شامل اطلاعاتی مانند موارد زیر باشد:
- نام و مشخصات کارکنان
- حقوق پایه
- مزایا
- اضافه‌کاری
- کسورات
- بیمه
- مالیات حقوق
- مساعده
- وام کارکنان
- خالص پرداختی
- عیدی و سنوات، در صورت وجود
کاربرد گزارش حقوق و دستمزد در حسابرسی
حسابرس اطلاعات حقوق و دستمزد را با اسناد پرسنلی، لیست بیمه، مالیات حقوق و اسناد پرداختی شرکت تطبیق می‌دهد.
موارد زیر ممکن است در این فرایند بررسی شوند:
- مطابقت لیست حقوق با قرارداد کارکنان
- تطبیق خالص پرداختی با گردش حساب بانکی
- ثبت صحیح مالیات حقوق
- ثبت بیمه کارکنان
- ثبت مزایا و اضافه‌کاری
- ثبت وام یا مساعده کارکنان
- تطبیق هزینه حقوق با حساب‌های مالی
بهتر است گزارش حقوق و دستمزد مربوط به تمام ماه‌های دوره مالی تهیه و بایگانی شود.
گزارش حساب‌های معین به تفکیک
گزارش حساب‌های معین به تفکیک، جزئیات گردش و مانده حساب‌ها را در سطح معین یا تفصیلی نمایش می‌دهد.
این گزارش برای بررسی حساب‌هایی مانند موارد زیر کاربرد دارد:
- حساب مشتریان
- حساب تأمین‌کنندگان
- حساب بانک‌ها
- حساب صندوق
- حساب هزینه‌ها
- حساب درآمدها
- حساب دریافتنی‌ها
- حساب پرداختنی‌ها
- حساب تسهیلات
- حساب پیش‌پرداخت‌ها
- حساب علی‌الحساب‌ها
کاربرد گزارش حساب‌های معین در حسابرسی
با استفاده از این گزارش می‌توان گردش و مانده هر حساب را جداگانه بررسی کرد. این کار به حسابرس کمک می‌کند مواردی مانند مانده‌های قدیمی، گردش‌های غیرعادی، حساب‌های تسویه‌نشده و ثبت‌های نامتعارف را شناسایی کند.
پیش از ارائه گزارش به حسابرس، بهتر است حساب‌های معین مهم با مدارک مربوط تطبیق داده شوند. برای مثال:
- مانده مشتریان با صورت‌حساب طرف حساب تطبیق داده شود.
- مانده تأمین‌کنندگان با فاکتورهای خرید بررسی شود.
- مانده بانک با صورت‌حساب بانکی مغایرت‌گیری شود.
- مانده صندوق با موجودی واقعی کنترل شود.
- مانده تسهیلات با قرارداد و جدول اقساط بانک تطبیق داده شود.
گزارش صورت‌جلسه رسیدگی مالیاتی
صورت‌جلسه رسیدگی مالیاتی، گزارشی رسمی از نتایج بررسی پرونده مالیاتی مؤدی است که در جریان رسیدگی سازمان امور مالیاتی تنظیم می‌شود.
این صورت‌جلسه می‌تواند شامل موضوعاتی مانند موارد زیر باشد:
- اطلاعات پرونده مالیاتی
- سال یا دوره مورد رسیدگی
- اسناد و مدارک بررسی‌شده
- توضیحات مؤدی
- موارد اختلافی
- درآمدهای بررسی‌شده
- هزینه‌های پذیرفته‌شده یا ردشده
- مالیات محاسبه‌شده
- نتیجه رسیدگی
- امضای مؤدی و مأمور مالیاتی، در صورت لزوم
گزارش‌ها و خروجی‌های سپیدار می‌توانند برای آماده‌سازی اطلاعات موردنیاز در فرایند رسیدگی مالیاتی استفاده شوند؛ اما صورت‌جلسه رسمی رسیدگی توسط سازمان امور مالیاتی و در جریان رسیدگی تنظیم می‌شود.
نکات مهم پیش از ارائه گزارش‌های سپیدار به حسابرس
پیش از تحویل گزارش‌ها، بهتر است حسابدار یا مدیر مالی موارد زیر را بررسی کند:
- دوره مالی گزارش‌ها درست انتخاب شده باشد.
- اطلاعات گزارش با صورت‌های مالی مطابقت داشته باشد.
- مانده حساب‌ها با دفاتر و اسناد حسابداری هماهنگ باشد.
- گزارش‌ها بدون فیلتر اشتباه تهیه نشده باشند.
- اطلاعات حذف‌شده یا اصلاح‌شده بررسی شده باشند.
- گزارش‌های فروش با اظهارنامه و صورت‌حساب‌های الکترونیکی تطبیق داشته باشند.
- گزارش خرید با فاکتورهای خرید و اسناد پرداختی مطابقت داشته باشد.
- گزارش حقوق با لیست بیمه و مالیات حقوق هماهنگ باشد.
- موجودی کالا با گزارش انبار و نتیجه انبارگردانی تطبیق داده شود.
- گزارش‌های مهم با تاریخ و نام تهیه‌کننده بایگانی شوند.
- نسخه فایل و نسخه چاپی گزارش‌ها نگهداری شود.
جمع‌بندی
نرم‌افزار سپیدار گزارش‌های مختلفی را برای کنترل عملیات مالی و تهیه اطلاعات موردنیاز حسابدار، مدیر مالی و حسابرس در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
گزارش‌های چاپی برای تهیه نسخه فیزیکی فرم‌ها، گزارش‌های مروری برای بررسی عملیات در یک بازه زمانی، گزارش‌ساز برای تهیه گزارش‌های اختصاصی، گزارش‌های پویا برای استخراج اطلاعات قابل فیلتر و گزارش‌های فعالیت روز برای کنترل سریع عملیات روزانه کاربرد دارند.
در زمان حسابرسی، گزارش‌هایی مانند گزارش تراز، گزارش چهارستونی و شش‌ستونی، گزارش دفاتر الکترونیک، گزارش حقوق و دستمزد، گزارش حساب‌های معین به تفکیک و اطلاعات مربوط به رسیدگی مالیاتی اهمیت بیشتری دارند.
تهیه گزارش به‌تنهایی کافی نیست؛ اطلاعات گزارش باید با اسناد حسابداری، دفاتر قانونی، صورت‌های مالی، اظهارنامه مالیاتی و مدارک پشتیبان مطابقت داشته باشد. استفاده صحیح از امکانات گزارش‌گیری سپیدار می‌تواند فرایند آماده‌سازی اطلاعات برای حسابرسی را سریع‌تر، منظم‌تر و دقیق‌تر کند.
0