معرفی سرویس
تنظیم و ارسال صورتحساب مودیان؛ پیکربندی کارپوشه، نگاشت کدها و رفع خطاهای ارسال
با الزامی شدن قانون پایانه‌های فروشگاهی و مبنا قرار گرفتن کارپوشه در محاسبهٔ مالیات بر ارزش افزوده و اعتبار خریداران، کوچک‌ترین تأخیر در مهلت قانونی ارسال فاکتور یا بروز خطا در شناسهٔ کالا، کد اقتصادی خریدار و امضای دیجیتال، مستقیماً به رد شدن صورتحساب، نارضایتی مشتریان حقوقی و جرایم سنگین ماده ۲۲ منجر میشود. بسیاری از مؤدیان حتی پس از تهیهٔ ابزار ارسال، در مرحلهٔ تنظیم کارپوشه مودیان، دریافت کلید عمومی و خصوصی، تعریف شناسه یکتای حافظه مالیاتی و صدور درست صورت‌حساب‌های اصلاحی و ابطالی دچار چالش اجرایی می‌شوند.
متخصصان سپیدان حساب در سرویس تنظیم و ارسال صورتحساب مودیان، مسئولیت اجرایی و فنی آماده کردن بستر ارسال، نگاشت اطلاعات (کالاها، خدمات، واحدهای سنجش و طرفحسابها)، ارسال منظم فاکتورهای اصلی و ارجاعی و رفع خطای رد شدن فاکتور را به صورت حضوری/غیرحضوری بر عهده می‌گیرد تا صورت‌حساب‌های فروش شما بدون مغایرت با دفاتر حسابداری در کارپوشهٔ سازمان امور مالیاتی ثبت و تأیید شوند.
شیوه انجام
حضوری/غیرحضوری
مخاطب سرویس
مؤدیان حقیقی و حقوقی
خروجی نهایی
صورت‌حساب‌های ثبت‌شده و کارپوشه تنظیم‌شده
اعلام هزینه
پس از بررسی کارشناس
هدف سرویس: ثبت صحیح و در موعد قانونی صورت‌حساب‌های الکترونیکی نوع اول و دوم، جلوگیری از سوخت شدن اعتبار ارزش افزودهٔ خریداران و تطابق کامل کارپوشه با اسناد فروش مجموعه.
مخاطب سرویس
این سرویس مناسب چه مؤدیانی است؟
شرکت‌ها و مشاغلی که در ابتدای راهاندازی یا ارسال دوره‌ای هستند
- اگر به تازگی مشمول صدور صورتحساب الکترونیکی شده‌اید و نیازمند تنظیم کارپوشه مودیان، بارگذاری کلید عمومی گواهی امضا و اخذ شناسه یکتای ۶ کاراکتری حافظه مالیاتی هستید.
- اگر فهرست کالاها، خدمات، واحدهای اندازه‌گیری و طرف‌حساب‌های شما هنوز با کدهای استاندارد ۱۳ رقمی سازمان تطبیق داده نشده و نیازمند نگاشت اطلاعات دقیق پیش از اولین ارسال هستید.
- اگر حسابدار مستقر مسلط به ضوابط کارپوشه ندارید و می‌خواهید ارسال منظم صورت‌حساب‌های فروش، پیمانکاری یا صادراتی در مهلت قانونی توسط کارشناس انجام شود.
مجموعه‌های مواجه با خطای ارسال یا صورت‌حساب‌های ردشده
- اگر فاکتورهای ارسالی شما با خطا مواجه شدهاند و برای رفع خطای رد شدن فاکتور (ناشی از عدم تطابق کلیدها، سریال تکراری، کد اقتصادی خریدار یا نرخ مالیات) به کمک فوری نیاز دارید.
- اگر خریدار صورتحساب را در کارپوشهٔ خود «رد» کرده و باید در همان فصل مالیاتی صورتحساب اصلاحی یا ابطالی صادر کنید تا مالیات مضاعف به حساب فروشنده منظور نشود.
- اگر به دلیل عبور از سقف حد مجاز فروش (ماده ۶) یا ناهماهنگی مبالغ نقد و نسیه، اعتبار مالیاتی فاکتورهای شما در وضعیت تعلیق قرار گرفته است.
اگر قصد خرید یا آشنایی با امکانات ماژول نرم‌افزاری ارسال را دارید: این صفحه مختص خدمات اجرایی تنظیم و ارسال صورتحساب سامانه مؤدیان است؛ چنانچه در مرحلهٔ بررسی و تهیهٔ زیرسیستم نرم‌افزاری برای مجموعهٔ خود هستید، مشخصات فنی آن را در صفحهٔ معرفی سیستم ارتباط با مؤدیان سپیدار و یا صفحهٔ معرفی زیرسیستم مؤدیان دشت مشاهده فرمایید.
خروجی سرویس
در پایان کار چه خروجی ملموسی تحویل می‌گیرید؟
خروجی این سرویس به صورت مستقیم در کارپوشهٔ رسمی شما در درگاه سازمان امور مالیاتی قابل‌استعلام و راستی‌آزمایی است:
کارپوشه و شناسه حافظه مالیاتی فعال
دریافت و استقرار گواهی امضای الکترونیکی، فعال‌سازی شناسه یکتای حافظه مالیاتی در کارپوشه و برقراری ارتباط ایمن با درگاه مالیاتی.
جدول استاندارد نگاشت کالا و طرف‌حساب
تطبیق کدینگ کالاها و خدمات مجموعه با شناسههای ۱۳ رقمی معتبر، تنظیم نرخ ارزش افزودهٔ مصوب هر ردیف و تکمیل اطلاعات هویتی و اقتصادی خریداران.
ثبت موفق صورت‌حساب‌های اصلی و ارجاعی
ارسال صورت‌حساب‌های نوع اول و دوم در مهلت قانونی، اخذ شماره منحصربه‌فرد مالیاتی ۲۲ کاراکتری و صدور اصولی صورت‌حساب‌های اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش.
رفع خطاهای کارپوشه و گزارش استعلام وضعیت
برطرف کردن خطاهای ساختاری و محاسباتی فاکتورهای ردشده و تحویل گزارش وضعیت پذیرش صورت‌حساب‌ها (تأییدشده، در انتظار واکنش ۳۰ روزهٔ خریدار یا تعیین‌تکلیف‌شده).
چرا تعیین‌تکلیف فاکتورهای ردشده در همان فصل حیاتی است؟ صرفِ رد شدن صورتحساب توسط خریدار، بدهی مالیات بر ارزش افزودهٔ فروشنده را در کارپوشه صفر نمیکند؛ کارشناس سپیدان حساب فاکتورهای ردشده را پیش از بسته شدن دوره از طریق صدور سند ابطالی یا اصلاحی تعیین‌تکلیف می‌کند تا بدهی کاذب ایجاد نشود.
پیش‌نیازها
پیش از شروع کار چه اطلاعات و مدارکی لازم است؟
با توجه به مهلت محدود قانونی میان تاریخ صدور فاکتور تا ثبت در کارپوشه، آماده بودن موارد زیر پیش از شروع عملیات ضروری است:
دسترسی درگاه مالیاتی و امضای الکترونیکی
کارپوشه و گواهی
- نام کاربری و رمز ورود به درگاه ملی خدمات مالیاتی (my.tax.gov.ir) با پروندهٔ مالیاتی فعال در گام چهارم ثبت‌نام الکترونیکی.
- فایل کلید عمومی و خصوصی گواهی امضای دیجیتال. در صورت عدم دریافت قبلی، مدارک هویتی مدیرعامل یا صاحب کسب‌وکار و خط تلفن همراه به نام ایشان جهت اخذ گواهی از مراکز میانی.
- حضور در دسترس دارندهٔ سیم‌کارت معرفی‌شده به سازمان امور مالیاتی برای اعلام کد تأیید پیامکی حین ورود به کارپوشه.
اطلاعات فروش، کالاها و خریداران
داده‌های صورتحساب
- فهرست کالاها یا خدمات قابل‌فروش به همراه واحد سنجش و وضعیت شمول یا معافیت مالیات بر ارزش افزوده جهت استخراج شناسههای ۱۳ رقمی.
- اطلاعات کامل فاکتورهای فروش از جمله تاریخ دقیق صدور، مبالغ واحد، تخفیف‌ها، نحوهٔ تسویهٔ نقد یا نسیه و در صورتحساب نوع اول: شناسه ملی یا کد اقتصادی معتبر خریدار.
- دسترسی ریموت (AnyDesk) به سیستم دارای نرم‌افزار حسابداری مجموعه جهت استخراج یا همگام‌سازی مستقیم اطلاعات فروش.
نکتهٔ امنیتی: فایل کلید خصوصی به منزلهٔ مهر و امضای رسمی کسب‌وکار شما در سازمان امور مالیاتی است؛ این فایل صرفاً روی سیستم امن خود شما نگهداری و تنظیم میشود و از ارسال آن در پیام‌رسان‌های عمومی خودداری میگردد.
مراحل انجام
مراحل انجام کار در سپیدان حساب چگونه است؟
فرآیند آماده‌سازی کارپوشه تا ثبت قطعی و استعلام صورت‌حساب‌ها در پنج گام شفاف انجام می‌گیرد:
ثبت درخواست و بررسی وضعیت کارپوشه
شما وضعیت فعلی پرونده (راهاندازی اولیه، نیاز به ارسال فاکتورهای دوره یا رفع خطای فاکتورهای ردشده)، تعداد تقریبی صورت‌حساب‌ها و نوع فعالیت را اعلام می‌کنید.
ارزیابی حجم نگاشت و اعلام هزینهٔ خدمات مودیان
کارشناس تعداد اقلام کالا و خدمات، الگوی صورتحساب موردنیاز (فروش، پیمانکاری، صادراتی و…) و وضعیت کلیدها را بررسی کرده و تعرفه و زمان‌بندی را شفاف اعلام می‌کند.
پیکربندی کلیدها، شناسه یکتا و نگاشت اطلاعات
گواهی امضا و شناسه یکتای حافظه مالیاتی در کارپوشه تنظیم شده و شناسههای ۱۳ رقمی کالا، واحدهای سنجش و طرفحسابها با استاندارد سامانه همگام می‌شوند.
کنترل پیش از ارسال و ثبت صورتحساب الکترونیکی
تاریخ صدور، سقف حد مجاز فروش، توازن نقد و نسیه و صحت کد اقتصادی خریداران کنترل شده و صورت‌حساب‌ها به سامانه ارسال می‌گردند.
استعلام پذیرش نهایی و تحویل گزارش کارپوشه
وضعیت استعلام هر صورتحساب کنترل شده، خطاهای احتمالی برطرف میگردد و گزارش شماره‌های منحصربه‌فرد مالیاتی ثبت‌شده به شما تحویل داده میشود.
زمان‌بندی و تعرفه
زمان اجرا و هزینه چگونه تعیین میشود؟
زمان‌بندی و هزینهٔ خدمات مودیان بر اساس مرحلهٔ آمادگی کارپوشه، تنوع کالاها و تعداد صورت‌حساب‌های هر دوره محاسبه میشود.
زمان انجام
بازهٔ معمول بررسی و اجرا: پیکربندی اولیهٔ کلیدها و نگاشت پایه معمولاً طی ۱ روز کاری انجام میشود و ارسال و استعلام صورت‌حساب‌های آماده نیز در همان روز کاری هماهنگ‌شده صورت می‌گیرد.
عوامل مؤثر: آماده بودن یا نبودن گواهی امضای الکترونیکی، تعداد ردیف‌های کالا و خدمات نیازمند استخراج شناسهٔ ۱۳ رقمی و پایداری وب‌سرویس درگاه سازمان امور مالیاتی.
هزینهٔ سرویس
نحوهٔ محاسبه: سنجش نیاز به راهاندازی اولیه، حجم نگاشت کالاها و تعداد فاکتورهای ماهانه یا فصلی و اعلام تعرفه پیش از شروع کار.
عوامل مؤثر بر تعرفه: تک‌مرتبه‌ای بودن درخواست (صرفاً راهاندازی و رفع خطا) یا برون‌سپاری مستمر ارسال دوره‌ای، تعدد الگوهای صورتحساب (ارزی، پیمانکاری، ارجاعی) و تعداد فاکتورها.
قبل از ثبت درخواست
نکات و محدودیت‌های مهم پیش از ثبت درخواست
دربارهٔ مهلت‌های قانونی و مسئولیت اطلاعات
- رعایت فاصلهٔ زمانی مجاز میان «تاریخ صدور مندرج روی فاکتور» و «تاریخ ارسال به سامانه» الزامی است؛ صورت‌حساب‌هایی که تاریخ صدور آن‌ها از مهلت قانونی گذشته باشد توسط هستهٔ سامانه پذیرفته نمی‌شوند و مسئولیت تحویل بهنگام اطلاعات فروش با مؤدی است.
- در صورت‌حساب‌های نوع اول، خریدار از زمان بارگذاری فاکتور در کارپوشه ۳۰ روز فرصت تأیید یا رد دارد (عدم واکنش پس از ۳۰ روز به منزلهٔ تأیید سیستمی است)؛ پیگیری بازرگانی با خریدار جهت واکنش بهنگام در روزهای پایانی فصل حائز اهمیت است.
- اگر پروندهٔ مالیاتی شما در گام چهارم ثبت‌نام نیست، حساب بانکی تجاری معرفی نشده یا حد مجاز فروش ماده ۶ شما تکمیل شده است، پیش از ارسال صورتحساب نوع اول باید محدودیت پایه در درگاه مالیاتی رفع یا افزایش حد مجاز انجام شود.
دربارهٔ نتیجه و مسیرهای مکمل
- اگر کاربر سپیدار هستید و خودتان ارسال را انجام می‌دهید اما با کدهای خطای خاص روبه‌رو شده‌اید، می‌توانید راهنمای رایگان چرا فاکتورها در سامانه مودیان رد می‌شوند؟ را نیز مطالعه فرمایید.
- پس از ثبت صورت‌حساب‌های هر فصل در کارپوشه، تکمیل و تأیید نهایی اظهارنامهٔ پیش‌فرض ارزش افزوده و ارسال معاملات خارج از سامانه از طریق سرویس تنظیم و ارسال اظهارنامه مالیاتی قابل انجام است.
- در صورتی که دربارهٔ مشمولیت کسب‌وکار خود، نحوهٔ صدور صورتحساب قراردادهای پیمانکاری یا تبعات مالیاتی حد مجاز فروش نیاز به راهنمایی تحلیلی دارید، می‌توانید از بخش درخواست مشاوره وقت بررسی تخصصی دریافت کنید.
